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Trucs de Coach>>Réussir une Réunion

Réussir une Réunion

Comment la Rendre intéressante ?

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Un de mes clients me demande :

“Je dirige un département depuis un an.

Mes collaborateurs sont de moins en moins nombreux à assister

aux réunions de travail que j’anime.

En outre, ils s’en vont souvent avant la fin. Que faire pour les retenir ?»

 

Je le questionne sur :

" Comment organisez-vous vos réunions ? "

"Y a t-il un ordre de jour précis ? "

"Avez vous un timing ?"

"Quelle est la durée des réunions ? "

"Comment sollicitez-vous l’avis de vos collaborateurs ? "

"Qui fait le compte-rendu ?"...

Organisation de la Réunion

L’efficacité a ses recettes !  D'abord, il faut être rigoureux dans la préparation.

La Réunion doit avoir un objectif précis : commenter un investissement, recueillir des idées sur un dossier,

fixer l’orientation d’un projet, etc.

- Écrivez un ordre du jour, avec des termes simples, compréhensibles par tous.

- Séquencez-le par thèmes, si nécessaire. Il s’agit de vendre l’objet de la réunion, de convaincre vos            interlocuteurs et de leur expliquer ce que vous attendez d’eux.

- Ne convoquez que les personnes concernées par le sujet.

- L’information doit être donnée assez tôt pour qu’elles puissent réfléchir et préparer la documentation nécessaire.

- Fixez ou négociez avec vos collaborateurs des plages horaires acceptables : une réunion à 18h30 n’attirera pas grand monde.

- Une réunion efficace dure moins de deux heures.

- Idéalement, une réunion en matinée est plus productive. Au plus tard à 11h00/11h30, ainsi on est sûr qu’à 13h, elle est finie.

- Durant les échanges, soyez directif sur la forme, mais jamais sur le fond.

Déroulement & Animation de la réunion

Une réunion doit commencer à l’H et se terminer 5 mn plus tôt que prévu.

N’attendez donc pas avant de démarrer et rappelez d’emblée les Règles du jeu :

- Pas d’interruption au cours de la séance (téléphone éteint, assistante avertie de ne pas déranger...),  

- Chacun attend que l’autre ait fini pour prendre la parole, on s’écoute les uns les autres, etc.

- Favoriser le brainstorming, c’est aussi créer un esprit de groupe, un climat.

Dès lors, il est bon d’identifier les comportements des gens, afin de canaliser les interventions fleuves des leaders et de valoriser les plus timides.

Attention aux humoristes et aux stars, qui perturbent les débats !

N’hésitez pas, non plus, à déléguer les différents rôles de la réunion :

  • Le maître du temps.

  • Le scribe, scripte ou secrétaire de la réunion, celui qui prend les notes et fait le compte-rendu.

  • L’animation à un collaborateur qui a des talents pour cela.

 

Qu’allez vous faire (si vous ne faîtes plus rien) ? = Vous allez rester neutre et disponible, sans monopoliser la parole.

Si vous aviez un Coach, il vous aurait montré l’intérêt de la position “Méta” que vous utiliseriez pour faire monter votre équipe en maturité.

Enfin, avant de conclure, récapitulez devant toute l’assemblée les décisions prises, quitte à recadrer un point en particulier.

Puis le scribe rédigera un plan d’action ou un relevé de décisions, actant tout l'ensemble et mentionnant qui fait quoi et dans quel délai.

Ce compte-rendu est la base pour faire le point lors de la réunion suivante.

Les Pièges à éviter

Les Principaux Points qui peuvent faire Rater une Réunion :

 

1. Un sujet mal adapté aux participants présents !

Personne ne peut-être intéressé par un sujet qui ne le concerne pas. Choisissez vos participants. Adaptez votre sujet à leurs préoccupations.

 2. Les objectifs ne sont pas clairement définis !

Votre réunion doit être préparée d’avance et l’objectif défini avec précision et partagé avec les participants.

 3. Un animateur incompétent !

Conduire une réunion s’apprend. Faire travailler un groupe de personnes est une tâche difficile.

En tant que manager vous pouvez repérer les talents d’animateur dans votre équipe et déléguer l’animation de temps à autre.

 4. Des problèmes de personnalités !

Ils peuvent faire dévier la réunion de son objectif initial et dominer complètement le débat.

Cette situation nécessite un “leader” énergique qui sache garder le “contrôle” du groupe, sinon la réunion va immanquablement à l’échec.

 5. Un participant qui domine la réunion !

Il occupe tellement le devant de la scène que plus personne n’ose s’exprimer, les participants se désintéressent de ce qui se passe et se sentent abusés.

 6. Un nombre de participants inadapté !

Un groupe de travail doit comporter entre 7 et 12 personnes. S’il y en a plus, trop d’idées sont mises en circulation. S’il y en a moins, pas assez d’idées sont émises pour rendre la réunion riche.

 7. Ne pas rappeler aux participants à quelles conclusions on est arrivé à la dernière réunion !

Avant de demander une nouvelle réunion, rappelez les points essentiels de la dernière.

Le participant perd le fil d’une réunion à l’autre. Repartez tous du bon et même pied.

 8. Ne pas tenir compte des solutions apportées en commun lors d’une réunion !

Rien de tel pour décourager les participants. Cela va 1 fois mais pas 2.

L'Energie du Changement

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